Logiciel de gestion de projet : comment choisir le bon ?

Quels sont les critères pour choisir un logiciel de gestion de projet ?

Les entreprises et les organisations utilisent désormais couramment des logiciels de gestion de projet pour gérer leurs activités. L’outil est indispensable, mais il reste assez difficile de choisir un logiciel de gestion quand on voit l’offre pléthorique que propose le marché. Cet article vous aidera à faire le bon choix de logiciel de gestion de projet.

Le rôle du chef de projet aujourd’hui

Le gestionnaire de projet est chargé de veiller à l’achèvement des tâches liées au projet, tout en s’assurant que l’entreprise dans son ensemble reste efficace et rentable. L’efficacité d’un gestionnaire de projet est donc cruciale pour la rentabilité et le succès organisationnel d’une entreprise. De plus, un projet mal géré peut entraîner des pertes d’argents ou d’effectifs importantes,  quand ce n’est pas la disparition pure et simple de l’ensemble du projet. C’est pour cette raison que les meilleurs gestionnaires d’entreprises utilisent un outil de gestion de projet de bonne qualité pour assurer le succès et l’efficacité de leur organisation.

Les logiciels de gestion de projet permettent aux groupes de suivre les projets de la conception à la livraison, en veillant à ce que toutes les tâches soient réalisées dans les délais, dans le respect du budget et conformément aux spécifications.

Gouverner, c’est prévoir

Le rôle de gestionnaire de projet est donc un rôle organisationnel qui nécessite de nombreuses compétences complexes à maîtriser et qui est mieux exercé avec l‘aide du meilleur logiciel de gestion de projet disponible. En substance, les gestionnaires de projet contrôlent le flux des ressources du début à la fin, en veillant à ce que toutes les tâches soient exécutées sans heurts, avec des rapports précis sur le début, la fin et l’état d’avancement. Étant donné que le chef de projet est fortement impliqué dans les activités quotidiennes de son équipe, il doit posséder des compétences et de l’expérience afin de gérer efficacement les processus complexes impliqués.

Quelles sont les missions du chef de projet ?

Le travail d’un chef de projet consiste à gérer et à superviser les opérations quotidiennes de plusieurs équipes simultanément. Cela exige une connaissance approfondie de plusieurs facettes de ces groupes, notamment : une bonne organisation, la dotation en personnel, la gestion des matériaux, le contrôle des coûts, la budgétisation, l’assurance qualité, la gestion de la documentation, la gestion de la production et de la logistique, ainsi que d’autres facettes importantes de leurs industries particulières.

En outre, les chefs de projet doivent être prêts à apprendre de nombreux nouveaux concepts et systèmes souvent associés à leurs domaines de responsabilité. Par conséquent, les chefs de projet efficaces doivent avoir d’excellentes compétences interpersonnelles et être capables d’assimiler rapidement de nouvelles informations.

A quoi sert un logiciel de gestion de projet ?

Il existe un certain nombre de logiciels de gestion de projet que l’on peut acheter aujourd’hui. La plupart d’entre eux permettent aux chefs de projet de saisir et d’examiner une variété d’informations dans leurs bases de données.

Outil pour améliorer la prise de décision

Cette mutualisation des données permet au gestionnaire de projet peut créer des rapports spécifiques qui reflètent les tendances réelles du marché. C’est donc une bel outil de prise de décision.

Organiser les missions de tous

Parmi les caractéristiques offertes par certains des programmes les plus populaires, citons la possibilité d’organiser les tâches par chef de projet, par projet ou par date, la possibilité d’exporter des données pour une analyse plus approfondie, le suivi des projets à l’aide de graphiques, de statistiques ou d’autres présentations visuelles utiles, et la possibilité d’imprimer les informations produites par le système.

Gérer le budget

D’autres caractéristiques populaires des systèmes de gestion budgétaire peuvent inclure la capacité de suivre les dépenses, de déterminer l’état d’avancement du projet, de prévoir les coûts du projet et de prévoir les dépenses pour les projets futurs.

sélectionner un ogiciel de gestion de projet
knowledgetrain / Pixabay

Comment choisir un logiciel de gestion approprié ?

Vous connaissez désormais le concept de gestion de projet, mais tout le monde n’est pas familier avec le processus de choix d’un tel programme. La plupart des chefs de projet s’accordent à dire qu’un bon logiciel doit présenter certaines caractéristiques.

Liste des fonctionnalités indispensables pour choisir son logiciel de gestion.

Il doit faciliter la collaboration sur les projets, l’attribution des tâches, la création de plans de projet personnalisables, la gestion des tâches, le brainstorming, la mise à jour, le suivi, le stockage et le partage des informations, la documentation complète du projet, l’accès et la modification des données par les membres de l’équipe, les outils de collaboration, les modules complémentaires, la compréhension et l’utilisation, et la création de rapports. Par conséquent, si vous souhaitez choisir le bon logiciel pour mener à bien vos projets, vous devez rechercher certaines caractéristiques.

Ergonomie et facilité d’utilisation

L’une des caractéristiques que vous devez rechercher dans un logiciel est son interface utilisateur. Vous devez toujours vous assurer que l’application de gestion de projet possède des tableaux de bord agréables, clairs et personnalisables qui rendent les outils de collaboration plus accessibles et intuitifs.

Suivi des missions

En outre, elle doit également contenir des fonctions de gestion et de suivi de projet telles que la possibilité de saisir des informations sur les tâches et l’état d’avancement du projet, la possibilité d’exporter des données, le suivi de projet avec des graphiques, des statistiques et d’autres présentations visuelles utiles, ainsi qu’une fonction d’aide en ligne.

Pensé pour le travail en équipe

Un bon logiciel de gestion de projet doit permettre à ses utilisateurs d’organiser facilement leurs tâches et de le faire de manière très interactive. Il doit également fournir aux chefs de projet un accès rapide, précis et instantané aux tâches, aux jalons, à l’état des tâches et aux listes de tâches et de jalons. Pour les chefs de projet qui doivent gérer plusieurs projets simultanément, il doit également permettre aux membres de l’équipe de travailler sur leurs propres tâches de manière indépendante et permettre aux membres de l’équipe de mettre à jour leurs tâches respectives.

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